The Application Evaluation Process: A General Overview

 

  •         The Common  Application volumes keep climbing
  •         Most Admissions Offices read applications digitally
  •         The importance of the “First Read”
  •         Why your Essays are Critical

During the 2010-2011 admissions cycle, over 1.8 million Common Applications were submitted to its 414 member colleges. With this coming application season, the Common Application will have 461 members including such new schools as USC, University of North Carolina, Chapel Hill, and now St. Andrews of Scotland, the alma mater of Prince William and Kate. With such vast numbers of applications firing out across cyberspace, or through the mail, one has to admire the abilities of admissions offices to carefully evaluate all the applications flooding their offices.

When you submit a Common application digitally, the actual application goes nowhere. It stays on the Common Application server and a message is sent to the applicant’s college notifying it that there is mail in its Common Application mailbox. The admissions office then logs into its Common App mailbox and downloads the applications.

Most schools prefer getting all of its application materials digitally. In fact, many schools, including Harvard and Northeastern, have a special address for paper submissions, which upon reception, are scanned into their respective document management systems. Harvard, as most savvy applicants are aware, had over 35,000 applications this last admissions cycle: could you imagine the clutter and confusion if most of these were paper applications? UCLA admissions, with its 60,000 applications, would be a virtual sea of paper.  

In whatever form, once your application reaches admissions, it goes to your ‘first read’. The ‘first read’ is, oftentimes—especially for Ivy League schools, the college’s regional representative for your high school. Consequently, if a college that you’re interested in visits your high school, go to the meeting and introduce yourself to the representative; he or she can greatly influence the success of your application. ‘First reads’ will give your application a thoughtful review: usually spending between 15-35 minutes with it. Moreover, the first read creates your electronic data sheet, which includes your hard data and basic information. (So if the school super-scores your SAT, the ‘first reader’ will usually assemble your highest scores from each section of the test.) Interestingly, after the score and GPA are factored out by the ‘first read,’ it’s rare the original test scores or transcript will be accessed. The rest of the data is then assembled: race or ethnicity, special status, extracurricular…The “first read” then determines whether your application is admitted or denied, or warranting further discussion.

Your application will then workflow to a second reader. If both readers concur on denial or acceptance, then it’s likely your application will go to the dean of admissions for final authorization. If the two are in disagreement, or your application is somewhere in the gray zone—the purgatory between acceptance and rejection-- then it goes to committee for consideration.

As with virtually all things in the admissions process, there are exceptions. At Middlebury in Vermont, an elite liberal arts college, all denied applicants are reviewed by at least 4 members of the admissions committee. At Harvard and Wellesley, all applicant folders are sent before a committee for final vote. On the other hand Stanford, especially for reviewing the inundation of early action single choice (EASC) candidates, uses a process called sorting to eliminate a high portion of candidates. ‘Sorting’ amounts to a quick skim of applications by a highly experienced admissions officer.

If you take the application evaluation process at Harvard, and multiply it by 35,000 (the number of applicants), and assume each application takes 25 minutes to review, that amounts to 11,670 hours. Between January 1st and April 15th, there are around 70 business days (560 hours). It will take 21 people devoting every minute to reading applications, to review all 35,000 applications. Now, imagine that your application is read at 4:30 pm on a Thursday, in all likelihood, the admissions officer has read dozens of applications that day, and yours is being reviewed at the end of the week; if the essay is so-so, what do you think your admissions chances will be? It is for this very reason that it’s good to be aware of the application evaluation process and what it is you’re up against. 

대학입학 원서의 일반적 평가과정

  •         Common Application의 급속한 증가
  •         대부분 디지털로 원서가 처리됨
  •         “첫 평가”의 중요성
  •         에세이의 중요성

2010-2011 입학원서에서 180만 개의 Common App이 414개 회원 대학으로 보내졌다.  다가오는 년도에는 회원 대학이 461개로 늘어나며, USC, Univ. of North Carolina, Chapel Hill과 윌리엄 왕자와 케이트의 출신교인 St. Andrews of Scotland도 합류한다.  엄청난 량의 원서가 사이버상으로, 혹은 메일로 보내지게 되는데, 이 엄청난 량의 원서를 입학심사실에서 어떻게 평가하는 지 경이롭기까지 하다.

여러분이 Common App을 디자탈로 제출하면, 실제로는 어디로 보내지는 것이 아니다.  서버에 남아있고, Common App의 우편함에 메일이 들어왔다고 응시대학으로 메시지가 간다.  그러면, 그 대학 입학심사실에서 우편함에 들어와서 원서를 다운로드하게 된다.

대부분의 대학들은 원서 자료들을 디지털로 받는 것을 선호한다.  Harvard, Northeaster 등 많은 대학들은 종이로 제출하는 원서는 다른 주소로 받으며, 받으면 스켄을 하여 디지털로 바꾼다.  작년 Harvard에는 35,000의 원서가 접수되었다.  이 원서가 모두 종이라면 어떤 혼란과 복잡을 야기할 지 상상이 가는가?  UCLA라면 6만의 원사가 접수되는데, 가히 종이의 바다를 이룰 것이다.

어떤 형식이든, 일단 원서가 접수되면, 먼저 “첫 평가”담당에게로 간다.  아이비 리그 대학들은 지역담당자들이다.  그래서, 만약 지역 담당관이 여러분의 고교를 방문한다면, 꼭 모임에 참석하고 직접 만나서 자기소개를 하길 바란다; 이 담당관이 여러분의 입학에 성공적 영향을 미칠 수 있다.  “첫 평가”는 15-35분 정도로 꼼꼼한 리뷰를 한다.  그리고, 학생 개인 입력자료를 만든다(대학이 SAT를 중시하면, 여러분의 최고점을 기록한다). “첫 평가” 담당자가 표준고사 성적과 GPA를 평가하면, 재평가하는 경우는 드물다.  또한 다른 자료들: 인종, 특이한 점, 특별활동 등을 기록한다.  이 평가에서 합격, 불합격, 재고로 결정되어 진다.

다음, 2차 평가로 옮겨진다.  여기의 결정이 1차와 같으면, 입학처장이 승인을 한다.  만약 1차와 2차의 결정이 다르면, 재고를 위한 위원회로 가게 된다.

대부분의 학교가 위와 같은 절차를 따르지만, 최고의 인문대학인 Middlebury in Vermont에서는 불합격의 모든 원서들은 4명으로 구성된 입학사정위원회를 거친다.  Harvard와 Wellesley는 모든 원서가 최종 결정을 위한 입학사정위원회를 거친다.  한편, Stanford에서는 넘쳐나는 얼리액션(EASC)응시자를 위하여 후보자들을 걸러내는 분류의 과정을 거친다.  이 ‘분류(sorting)’는 능숙한 입학심사관에 의해 원서를 가려 낸다.

만약 여러분이 Harvard에 원서를 접수한다면, 35,000개 중에 속한다.  심사시간은 평균 25분으로 할 때 모든 원서를 심사하는 데는 11,670시간이 든다.   심사기간이 1월1일에서 4월 15일까지이므로 70일간의 일하는 날짜가 되며, 일인당 560시간을 일하게 되므로 21명이 35,000개의 원서를 심사하는데 필요하다.  만약, 여러분의 원서가 목요일 4:30분에 심사관이 보게 되고, 이 심사관은 그때까지 수 십 개의 원서와 씨름했는데, 여러분의 에세이가 평이하다면, 입학의 가능성은 어떨까?  그러므로 이러한 원서평가 절차를 인식하는 것이 또한 에세이의 중요성을 인식하게 할 것이다.